Офис-менеджер

Loftice – аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные сервисы в известных российских и иностранных компания по всей России и СНГ.

Ищем Офис-менеджера в офис крупной международной FMCG компании. Территориально - Аксайский район, станица Грушевская. Есть корпоративный транспорт из Новочеркасска.

Обязанности:

1. Ресепшен:

• Прием и распределение входящих звонков
• Оформление и выдача гостевых пропусков посетителям
• Администрирование телефонного справочника сотрудников компании

2. Обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами:

• Мониторинг наличия канцтоваров на складе
• Размещение заказов на канцтовары и расходные материалы
• Приемка и сверка доставленных канцтоваров и расходных материалов
• Выдача канцтоваров и расходных материалов сотрудникам
• Обработка счетов за канцтовары и расходные материалы, сбор подтверждений и передача в оплату

3. Администрирование почтовых отправлений:

• Прием, обработка, занесение в базу данных и распределение входящей корреспонденции
• Обработка и отправка исходящих отправлений
• Консультирование сотрудников офиса по почтовым отправлениям
• Регистрация входящих и исходящих официальных писем

4. Проверка переговорных комнат:

• Ежедневная проверка переговорных комнат на общий порядок, чистоту, наличие канцелярских товаров
• Ежедневное обновление расписания броней переговорных комнат
• Подготовка переговорных комнат к тренингам, визитам и прочим мероприятиям по запросу

5. Администрирование офиса:

• Утренний обход офиса на предмет его готовности к рабочему дню (чистота, порядок, наличие бумаги в принтерной зоне и т.д.)
• Помощь в организации перемещений рабочих мест внутри офиса
• Выдача дубликатов ключей от офисных тумбочек и шкафов по запросу сотрудников
• Помощь в организации офисных мероприятий
• Распечатка и размещение информации на доски
• Ламинирование и брошюрование документов по запросу
• Помощь сайт-сервис менеджеру в контроле работы поставщиков (клининг, уход за растениями и пр.)

6. Мобильная телефония:

• Обработка заявок на получение, выдача и замена сим-карт и телефонов

• Взаимодействие с Mobile Help (блокировка, разблокировка сим-карт, предоставление внешнего доступа)

• Администрирование базы мобильных телефонов сайта

Требования:

• Уверенный пользователь MS Office
• Административный опыт работы секретарём, офис-менеджером, ассистентом
• Грамотная устная и письменная речь
• Пунктуальность, аккуратность, внимательность к деталям, коммуникативные навыки

• Работа в комфортном, современном офисе на территории фабрики MARS в ст. Грушевская

• Есть корпоративные шаттлы из Новочеркасска (8:10 на работу и 17:10 обратно в город)

• График работы 5/2 с 08:30 до 17:00, перерыв 30 минут не фиксированный
• Официальное оформление, отпуска и больничные по ТК
• Оклад 55 000 рублей до вычета налогов / 47 850 с вычетом налогов, зарплата полностью "белая" и всегда точно в срок
• Высокий уровень корпоративной культуры компании и международный бренд